1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar belakang Penulisan
Kita
mengenal fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, serta
pengendalian sebagai suatu kesatuan yang dapat dipisahkan dalam pelaksanaannya.
Kepemimpinan dalam prakteknya memerlukan satu hal yang dapat menyatukan setiap
fungsi yang berbeda. Hal tersebut adalah komunikasi. Komunikasi dalam suatu
organisasi termasuk fungsi manajemen, Komunikasi yang efektif haruslah bersifat
sistematis, berkelanjutan, terintegrasi ke dalam struktur organisasi. Seorang
pemimpin menggunakan komunikasi dalam perannya, sehingga penguasaan komunikasi
interpersonal yang baik merupakan keharusan untuk dimiliki setiap pemimpin.
Keperawatan
juga menggunakan komunikasi dalam hal kepemimpinannya. Mengingat pentingnya
komunikasi efektif dalam kepemimpinan, maka dalam makalah ini akan dibahas
tentang komunikasi dalam organisasi, proses komunikasi, peran pemimpin dalam
komunikasi organisasi, serta membahas tentang negosiasi, persuasi dan
kolaborasi.
1.2
Tujuan penulisan
Setelah membaca makalah
ini, mahasiswa diharapkan mampu:
1.2.1
Tujuan Umum:
Mengetahui komunikasi
yang efektif dalam organisasi
1.2.2
Tujuan Khusus
·
Peran
kepemimpinan dan fungsi manajemen terkait dengan komunikasi di dalam organisasi
·
Proses
Komunikasi dan variabel yang mempengaruhinya
·
Strategi dalam
komunikasi
·
Negosiasi dalam
organisasi
·
Persuasi dalam
organisasi
·
Kolaborasi dalam
organisasi
2.
TINJAUAN TEORI
2.1
Peran kepemimpinan dan fungsi manajemen terkait
komunikasi dalam organisasi
Seorang pemimpin
dituntut memiliki komunikasi yang baik dalam melakukan manajemen organisasinya.
Berikut merupakan peran kepemimpinan yang berkaitan dengan komunikasi:
a.
Memahami dan
menggunakan jaringan komunikasi informal dalam organisasi dengan tepat
b.
Berkomunikasi
dengan jelas dan pasti dalam bahasa yang dimengerti oleh orang lain
c.
Bersikap peka
terhadap suasana internal dan eksternal pengirim dan penerima dan menggunakan
kewaspadaan dalam menafsirkan pesan
d.
Secara cermat
mengamati dan menafsirkan bahasa verbal dan nonverbal pegawai.
e.
Memberikan
contoh dalam melakukan komunikasi yang asertif dan mendengarkan secara aktif
f.
Mencari
keseimbangan antara pilihan teknologi komunikasi dan kebutuhan akan sentuhan
manusia, kepedulian, dan interaksi tatap muka. (Marquis,2003)
Manajemen juga memiliki
peran terkait komunikasi yaitu:
a.
Memahami dan
menggunakan jaringan komunikasi formal dalam organisasi dengan tepat.
b.
Menentukan model
komunikasi yang tepat dalam menyebarkan informasi secara optimal dalam hirarki
komunikasi.
c.
Menyiapkan
komunikasi tertulis yang jelas dan menggunakan bahasa yang tepat untuk pesan
dan penerima
d.
Berkonsultasi
dengan disiplin lain dalam mengkoordinasikan peran dan upaya kelompok yang
tumpang tindih.
e.
Menggunakan
pengetahuan mengenai dinamika kelompok untuk pencapaian tujuan dan
memaksimalkan komunikasi dalam organisasi. (Marquis, 2003)
2.2
Proses Komunikasi dan Variabel yang mempengaruhinya
Chitty
(2001) dalam Marquis (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran
kompleks antara pikiran, gagasan, atau informasi dalam dua level yaitu verbal
dan nonverbal. Dalam semua jenis komunikasi terdapat pengirim pesan, penerima
pesan, dan pesan itu sendiri. Terdapat juga mkedia untuk mengirim pesan,
seperti verbal, tertulis, dan nonverbal.
Suasana
internal dan eksternal pengirim dan penerima pesan juga mempengaruhi jalannya
komunikasi. Suasana internal dan eksternal mempengaruhi persepsi penerimaan
pesan.
Organisasi
memiliki hirarki dimana dalam kaitan penyebaran pesan, bagian yang lebih rendah
memiliki resiko sedikit menerima informasi daripada hirarki yang lebih tinggi.
Jackson (1984) dalam Marquis (2003) mengidentifikasi karakteristik yang
mempengaruhi komunikasi dalam organisasi besar seperti (1) jarak atau spasieal
yang dapat menjadi hambatan komunikasi, (2) Ksubkelompok dalam organisasi yang
memiliki nilai-nilai dan indentitas sendiri, (3)organisasi berada dalam
perubahan yang konstan.
Jenis
kelamin juga sedikit banyak mempengaruhi jalannya komunikasi. Hall dan Roter
(1988) mengatakan bahwa komunikasi dokter wanita berfokus pada emosional dan
psikososial pasien.
2.3
Saluran komunikasi dan cara komunikasi
Organisasi sangatlah
kompleks, komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dapat berupa komunikasi
vertikal, horizontal, ataupun diagonal. Komunikasi ke bawah memfasilitasi
pimpinan untuk menyampaikan informasi pada pegawai.
Menurut Marquis & Huston (2010) model komunikasi yang sering digunakan
oleh seorang manajer adalah sebagai berikut:
·
Komunikasi Tertulis
Model
ini berupa pesan tertulis yang memungkinkan dilakukannya dokumentasi. Sebagian
besar manajer diharuskan untuk melakukan tipe komunikasi ini tetapi penulisannya
harus jelas.
·
Komunikasi Tatap Muka
Dalam komunikasi ini hanya sedikit yang mendapatkan
informasi. Manajer berkomuikasi secara verbal ke atas dan ke bawah dan secara
formal dan secara informal.
·
Komunikasi nonverbal
Komunikasi ini
mencakup ekspresi ekspresi wajah, gerakan tubuh, serta sikap tubuh dan ini
biasa disebut sebagai bahasa tubuh. Karena
komunikasi verbal menunjukkan komponen emosional pesan, umumnya dianggap lebih
handal dari komunikasi verbal.
·
Komunikasi Lewat Telepon
Saat ini manajer begitu banyak menggunakan telepon,
telepon menjadi alat komunikasi yang penting, tetapi mempunyai keterbatasan
sebagai alat komunikasi yang efektif.
2.4
Negosiasi dalam organisasi
Menurut
Marquis dan Huston, (1998) Negosiasi yaitu suatu pendekatan yang kompetitif.
Negosiasi dirancang sebagai suatu pendekatan kompromi untuk menyelesaikan
konflik. Berbagai pihak yang terlibat menyerah dan lebih menekankan waktu
mengakomodasi perbedaan-perbedaan antara keduanya.
Menurut
Smeltzer, (1991) ada dua tipe dasar negosiasi :
·
Setiap orang menang (kooperatif).
·
Hanya satu orang yang menang (kompetitif).
Sebagai negotiator penting untuk :
·
Memaksimalkan kemenangan kedua pihak untuk mencapai
tujuan bersama.
·
Meminimalkan kekalahan, bagi yang kalah tetap dapat
mengikuti tujuan bersama.
·
Membuat kedua belah pihak merasa puas terhadap hasil
organisasi.
2.5
Komunikasi Persuasif
Persuasif pada
dasarnya berarti berusaha mempengaruhi cara pandang ataupun perilaku orang
lain. (Foster 2016).
De Vito
menerangkan prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
1)
Prinsip Pemaparan Selektif
Prinsip
ini menerangkan bahwa: (1) pendengar akan secara aktif mencari informasi yang
mendukung opini, nilai, keputusan, perilaku, dan motivasi mereka (2) pendengar
akan secara aktif menghindari informasi yang bertentangan dengan opini, nilai,
keputusan, perilaku, dan motivasi mereka. Ketika proses meyakinkan sasaran
persuasi akan dilangsungkan, maka pemaparan selektif akan terjadi.
2) Prinsip
Partisipasi Khalayak
Khalayak
yang dimaksudkan disini adalah sasaran persuasi. Komunikasi persuasif akan
lebih efektif apabila khalayak turut berpartisipasi dalam proses komunikasi.
Persuasi bersifat transaksional dimana pembicara dan pendengar saling terlibat.
Persuasi dapat dikatakan berhasil apabila khalayak berpartisipasi secara aktif.
3) Prinsip Inokulasi
Prinsip ini berbicara tentang menghadapi
sasaran persuasi yang terinokulasi – sasaran yang telah mengetahui posisi
persuader dan telah menyiapkan senjata berupa argumen untuk menentangnya
(persuader). Sehingga seorang persuader perlu persiapan seperti beberapa
argumen dalam komunikasi yang akan dilakukan.
4) Prinsip Besaran Perubahan
Prinsip ini mengatakan bahwa semakin besar
dan semakin penting perubahan yang diinginkan persuader, maka semakin besar
tantangan dan tugas untuk mencapai tujuan persuasi. Sehingga, persuasi
diarahkan untuk melakukan perubahan kecil atau sedikit demi sedikit terlebih
dahulu dan diperlukan untuk periode yang cukup lama.
2.6
Kolaborasi dalam organisasi
Kolaborasi
adalah usaha bersama dari beberapa individu atau kelompok kerja untuk mencapai
tujuan bersama. Kemampuan komunikasi dan kolaborasi menjadi sangat penting
dalam suatu organisasi. Dalam dunia keperawatan kolaborasi dapat dijalankan
lintas profesi dan lintas sektoral. Contohnya adalah kerjasama dengan dokter,
pharmasist, fisioterapis, psikolog, nutrisionis dan masih banyak lagi.
3.
PEMBAHASAN
Komunikasi merupakan instrumen terkuat seorang pemimpin atau manajer yang
dapat mendorong bagaimana menggunakan komunikasi ini dengan baik. Pada dasarnya
fungsi yang baik dari sebuah organisasi dan masyarakat adalah komunikasi yang
efektif. Komunikasi adalah aspek yang paling penting bagi seorang pemimpin,
seorang manajer atau orang yang berbicara untuk suatu keberhasilan. Jika
manajer atau pemimpin tahu bagaimana berkomunikasi yang baik dengan bawahan
atau dengan orang-orang di sekitar maka hasil dan kinerja yang didapatkan akan
tinggi (Radu & Ramona, 2014).
Kemampuan
untuk berkomunikasi secara efektif dilakukan dengan cara yang dipahami oleh klien
merupakan dasar untuk pemahaman dan kerjasama yang baik. Penyimpangan dalam
komunikasi dapat menghalangi dalam memperoleh persetujuan informasi yang benar
dan dapat menyebabkan ketidakpuasan klien, penyimpangan dalam keselamatan klien,
dan penjelasan yang tidak memadai dari hasil yang merugikan (Mark& Joanna,
2014). Kegagalan dalam
komunikasi adalah elemen yang sering di klaim sebagai sebuah malpraktek;
kegagalan ini meliputi kurangnya informed consent, hubungan antar pasien,
hambatan bahasa, dan instruksi debit yang tidak memadai.
Zaccaro, S. J., Gulick, L. M. V. & Khare, V. P. (2008
dalam Radu & Ramona, 2014), telah
mengklasifikasikan gaya komunikasi dari gaya otoriter ke yang paling
partisipatif. tipenya dikenal dengan nama "sistem empat komunikasi"
yang menunjuk, empat gaya umum komunikasi: otoriter, otoriter-eksploitasi,
konsultatif dan partisipatif. Jenis komunikasi pemimpin menentukan jenis
terkemuka. penulis lain menganggap bahwa dimensi dasar dari gaya terkemuka
adalah: pertimbangan, saling percaya antara pemimpin dan anggota kelompok dan
struktur inisiatif, yang mencerminkan kemungkinan pemimpin untuk menentukan
batas dan struktur bagian sendiri dan orang-orang dari bawahan, dalam rangka
untuk memenuhi tujuan kelompok.
Bowers D.G. & Seashore S.E. (1996 dalam Raru &
Ramora, 2014). Memprediksi organisasi bisa berjalan dengan efektif berdasrkan pada empat teori factor
kepemimpina. Kapasitas pemimpin untuk menunjukkan tugas, dengan mengintensifkan
motivasi kelompok terhadap aktivitas yang lebih baik, berkorelasi dengan
batas-tujuan tertentu yang mengarah pada pemenuhan global tugas dan kepekaan
dipahami sebagai penerimaan pemimpin terhadap hubungan sosial dan tekanan dari
kelompok atau dari luar kelompok. Keberhasilan / kegagalan seorang pemimpin
tergantung pada kemampuan untuk berkomunikasi, bekerja sama dengan bawahan.
Nilai motivasi dari gaya komunikasi dipraktekkan merupakan kriteria penghargaan
utama dari efisiensi.
Selain hal-hal
yang dipaparkan di atas, strategi komunikasi yakni persuasif, negosiasi dan
kolaborasi tidak dapat dipisahkan dari budaya suatu organisasi. Tujuannya
antaralain adalah untuk menyatukan visi mencapai tujuan organisasi,
meminimalkan terjadinya konflik, serta mencari alternatif solusi dari
permasalahan yang dimiliki oleh anggota organisasi.
4.
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Komunikasi efektif
sangat penting dimiliki dalam menjalankan suatu organisasi. Untuk dapat
melaksanakannya setiap anggota harus memahami bagaimana cara berkomunikasi yang
efektif, terlebih bagi seorang pemimpin organisasi. Strategi komunikasi seperti
negosiasi, kolaborasi dan persuasi tidak lepas dari komunikasi yang efektif.
Referensi
Mark,
W.S & Joanna, D.M. (2014). Importance of effective
communication. Chestnut's
Obstetric Anesthesia: Principles and Practice.
Marquis, B.L & Huston, C.J.
(2010). Kepemimpinan dan manajemen keperawatan: Teori &
Aplikasi. Jakarta: EGC.
Radu, R & Ramona, R. (2014). Communication
styles of leadership tools. Procedia - Social and Behavioral Sciences,
149 (2014), 813–818.
Marquis, B.L. dan Huston, C.J.
(1998). Management Decision
Making for Nurses. Philadelpia : JB. Lippincott.
De Vito, Joseph A.2011.
Komunikasi Antarmanusia.Edisi ke
Lima.Jakarta: Karisma Publishing group.